FERRAMENTAS QUE AMO – PARTE 2

Turma, tudo bom?

Na semana passada eu iniciei uma nova série aqui no blog da ¿OQUEFICA!, tratando de um assunto que todo mundo adora: ferramentas de organização. Se você não leu, sugiro que dê um pulinho aqui antes de seguir com a leitura deste post.

Hoje eu vou falar para vocês da ferramenta que é, literalmente, o meu cérebro fora do corpo, que não me deixa esquecer nenhuma tarefa e, ao mesmo tempo, libera espaço na minha cabeça para pensar em coisas bem mais legais =)

Eu já mencionei algumas vezes o GTD, e o quanto sou fã dessa metodologia. A quem tiver interesse, recomendo muito ler o livro do David Allen para conhecer mais sobre o assunto. E, um dos aspectos do GTD que eu mais gosto, é o conceito de “mente calma como água”, que é a ideia de ter um cérebro tranquilo e bem aproveitado, sendo criativo e produtivo, usando sua capacidade de armazenamento para boas ideias e aprendizados, e não para lembrar daquelas milhares de coisinhas do cotidiano, que a gente “guarda de cabeça” mas que, na real, poderiam estar armazenadas em outro sistema, que fizesse esse trabalho por nós e deixasse nossa mente livre para ser criativa. Pareceu complicado? Vou simplificar:

O que você prefere:

  1. acordar no meio da madrugada, cheia de dúvidas se pagou a conta de luz, a mensalidade da escola, o financiamento do apê.
  2. acordar no meio da madrugada porque teve uma ideia genial para um projeto.
  3. dormir a noite inteira, um sono relax, de quem não tá esquecendo de nada importante.

Mil vezes as opções B e C, né???

Para isso, minha sugestão é manter um sistema simples e confiável, onde anotar todas as suas tarefas, sejam elas recorrentes, parte da sua rotina, ou associadas a um projeto específico (lembre do MAPEAMENTO, a etapa inicial do planejamento de projetos, que eu expliquei aqui). E o sistema que eu uso, já há alguns anos, e no qual confio cegamente, não vivo sem, sou fã incondicional é o Todoist.

Por que eu amo o Todoist? Porque é…

… simples, mas com muitas opções de customização,

… multiplataforma, e funciona offline

… permite o compartilhamento e a delegação de tarefas para outras pessoas

… permite a criação de tarefas recorrentes e a colocação de prazos com data e hora

O Todoist tem versão gratuita e versão paga, que custa US$28.99 ao ano. A versão paga tem algumas vantagens, como os lembretes, comentários nas tarefas, salvamento de anexos e sincronização com o calendário do Google. Pago essa anuidade sorrindo, porque faz toda diferença na minha vida, mas a versão gratuita já é muito boa, e dá perfeitamente bem para se organizar só com ela, se esse for um investimento muito alto para você nesse momento. Acesse aqui para ver todas as diferenças entre as duas versões.

Para ilustrar como o Todoist funciona, eu criei uma conta gratuita. O cadastro é super simples, e logo na configuração inicial a ferramenta te mostra os exemplos de criar uma tarefa com prazo para hoje, e uma tarefa recorrente:

Depois desse setup inicial, você já abre na página inicial, que tem uma interface bem simples e amigável:

Para a Caixa de Entrada vão todas as tarefas que não forem atribuídas a um projeto específico. E eu uso como uma caixa de entrada mesmo, um repositório de informações sem classificação, onde eu vou colocando tudo que me vem à mente, para, depois, filtrar e classificar.

Os Projetos e os Filtros são editáveis. Você pode criar até 80 projetos e subprojetos na versão gratuita (o que é bastante coisa, acredite), ou 200, na versão paga.

Projetos

Para cada projeto em andamento na sua vida (ou no seu trabalho), você pode criar um Projeto no Todoist. Você pode, inclusive, criar dois “projetões” chamados “Pessoal” e “Profissional” e criar subprojetos embaixo deles para cada atividade em andamento, como na figura abaixo:

Cada projeto pode ser compartilhado com outras pessoas, a quem você pode delegar as tarefas, ou simplesmente permitir a visualização.

Dentro de um projeto você pode inserir quantas tarefas quiser, e elas podem ou não ter prazo, ser únicas ou recorrentes. Vamos pegar como exemplo os projetos pessoais acima. Vou criar algumas tarefas para cada um deles:

Digamos que eu queira dar uma data específica como prazo para minha tarefa. Nesse caso, tudo que eu tenho a fazer é escrever a data no corpo da tarefa, e o sistema “entende” que aquilo é uma data, e atribui o prazo:

Esses prazos podem ser revisados e atualizados, sempre que necessário.

Outro exemplo de utilização é como lista de mercado. Uso muito!!

Eu faço uma lista simples, com tudo que precisarei comprar, e vou alimentando sempre que vejo que algum ítem está acabando aqui em casa. Assim, na hora de ir ao mercado, é só abrir a lista.

E no caso das tarefas recorrentes? Contas da casa, por exemplo, que tem que ser pagas todos os meses, podem ficar em um único projeto. E, ao escrever a tarefa, é só digitar  “todoxx”, sendo xx o dia de vencimento da conta:

Quando eu marco o botãozinho redondo à esquerda, concluindo a tarefa para esse mês, a lista atualiza, mostrando a data da próxima ocorrência. Lindo, não?

Etiquetas e filtros

Esses são recursos da versão Premium, que não são essenciais, mas fazem toda a diferença. As etiquetas são ótimas para criar contextos. Você pode criar uma etiqueta para cada membro da sua família ou equipe, por exemplo, para agrupar todas as tarefas que dizem respeito a eles. Ou criar etiquetas para lugares onde você vai com frequência fazer compras, como @shopping ou @saara (essa é pra turma do RJ <3).

Já os filtros, que existem na versão gratuita, mas só são editáveis na versão Premium, permitem dar uma ordem de prioridade às tarefas. Uso bastante também.

I <3 listas

Um uso bacana do Todoist é para a criação de listas de “algum dia/talvez” (alô, GTD!). São aquelas coisas que você quer fazer, mas não tem um prazo, não são para agora, ou simplesmente para aquela lista de filmes, seriados, livros, viagens, que sempre cresce. Vejam como é a minha (eu mencionei que o Todoist suporta emojis 🙂 ?):

Dentro dessas listas eu uso bastante hiperlinks. Por exemplo:

Assim, eu posso catalogar links para artigos, vídeos no youtube, ou qualquer outro link.

Tudo bonitinho e organizado.

Hoje, todo o meu sistema de organização está baseado no Todoist. Do planejamento de projetos profissionais aos projetos e rotinas pessoais, incluindo aqueles que eu compartilho com o meu marido. O app fica aberto no meu desktop o dia todo, e eu tenho uma rotina bem pontual de atualização, sempre consultando o Todoist e revisando prazos e tarefas. E digo a vocês: a tranquilidade em saber que esse sistema “trabalha para mim”, armazenando todos as tarefas importantes da minha vida, não tem preço. É revolucionário, de verdade.

Eu poderia ficar aqui escrevendo mil e um argumentos sobre porque você deveria adotar o Todoist como seu gerenciador de tarefas, mas esse post ficaria quilométrico. Em vez disso, vou compartilhar com vocês a playlist oficial do Todoist no Youtube, com vários vídeos, tutoriais de navegação, e a explicação sobre todas as funcionalidades do Todoist, que incluem a integração com plataformas de e-mail como Outlook e Gmail, os atalhos de personalização (para criar textos em negrito e itálico, tarefas que não podem ser concluídas, entre outros truques) e sugestões de uso da ferramenta no seu dia a dia.

Fico à disposição de quem tiver interesse em conhecer mais sobre o Todoist e trocar ideias e dicas sobre sua utilização.

No próximo post, vou falar sobre outra ferramenta que é fundamental na minha organização: o calendário do Google.

Abraços, e até lá.

Sarah.


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