FERRAMENTAS QUE AMO – PARTE 3

Turma, tudo bom?

Na semana passada eu declarei a vocês o meu amor incondicional ao Todoist, ferramenta que organiza todas as minhas tarefas, e que hoje eu não vivo mais sem. Se você perdeu, recomendo a leitura, pois o Todoist é, para mim, a ferramenta-número-um-mão-na-roda que pode ajudar a colocar sua organização nos trilhos.

Hoje eu vou falar para vocês de outra ferramenta que eu amo, e que é fundamental para a organização da minha rotina, e da minha família: o calendário do Google.

Se você não tem uma conta Google, as dicas que eu vou dar agora se adaptam facilmente a outras ferramentas de calendário online, e você até pode adaptar para o acompanhamento em uma agenda de papel (menos a parte do compartilhamento), mas o que faz a diferença, para mim, é trabalhar com uma ferramenta que seja:

  • multiplataforma
  • permita o compartilhamento
  • funciona offline
  • permite a criação de compromissos recorrentes

Se a sua ferramenta de calendário permitir tudo isso, vamos em frente!

O que eu anoto no calendário?

  • compromissos meus, em que eu preciso comparecer (consultas, eventos, viagens)
  • atividades recorrentes (academia, meditação, etc)
  • compromissos de outras pessoas, que eu quero acompanhar (viagens da família, por exemplo)
  • tempos de deslocamento, quando eu quero ter certeza que não vou me atrasar pro meu compromisso (horário em que eu tenho que sair de casa, para ir pro aeroporto, por exemplo)
  • bloqueios de tempo, para eu trabalhar em algum projeto
  • compromissos compartilhados, com um membro da minha família ou do meu trabalho (como reuniões, ou outras atividades para as quais eu convido pessoas ou sou convidada)

Eu não confio no calendário como uma lista de tarefas. São coisas diferentes. Vou explicar mais adiante.

Como eu anoto os compromissos?

Com o máximo de detalhes possível, mas sem complicar. Isso quer dizer:

  • horário de início e término
  • endereço
  • contato de quem está envolvido no compromisso
  • lembretes ativados para 30 minutos antes, no meu celular (ou mais tempo, a depender da necessidade)

Um exemplo de anotação no detalhe, e como ela aparece no calendário:

Isso já é mais do que suficiente para ter um calendário efetivo.

Uma conta, vários calendários

Uma característica bacana do calendário do Google é a possibilidade de criar vários calendários dentro de uma mesma conta. Você pode criar um calendário para atividade ligadas ao trabalho, outro só para marcar aniversários, e um calendário compartilhado com o seu marido ou esposa, para atividades comuns. Vejam como estão os meus calendários:

No meu caso, eu gosto de ter um calendário para anotar todas as atividades ligadas à minha saúde, como consultas médicas, idas à academia, etc. E tenho um calendário compartilhado com o meu marido, para nossos eventos.

 

Sarah, posso ter um só calendário?

Claro que pode! Na real, quanto mais simples, melhor. O importante é que sirva para você.

Compromisso X Tarefa

Existe uma grande diferença. Compromisso tem dia e hora para acontecer. Tarefa pode, ou não, ter prazo. Você pode, até, se impor um deadline para cumprir uma tarefa, mas isso não faz dela, obrigatoriamente, um compromisso. É claro que é fundamental ter mapeado o tempo que você vai gastar executando determinadas tarefas, e bloquear horários no seu calendário para executá-las mas, a minha recomendação, é que o calendário não seja o lugar para você anotar a sua lista de tarefas. Por que? Porque, se passar aquele dia/horário marcados, e você não cumprir o que tinha que fazer, aquela tarefa vai acabar caindo no esquecimento. Vou te dar um exemplo prático:

Digamos que eu tivesse que ligar para a Maíra na segunda-feira passada, para tratar de assuntos do blog. Então, eu anotei no meu calendário essa tarefa, às 10h da manhã, porque achei que seria um bom horário para ligá-la. Só que, às 10h, apareceu outra coisa para eu fazer, depois fiquei em reunião até a hora do almoço, e acabei esquecendo de ligar para a Maíra (desculpa, Maíra!). O dia passou, e quando eu fui lembrar que tinha que ligar para a Maíra, já era de noite! Isso aconteceu porque o calendário pode até ter emitido um lembrete na tela do meu celular, às 10h mas, depois disso, não me lembrou mais. Se a tarefa “ligar para Maíra” estivesse no Todoist, ficaria lá eternamente, na minha lista de tarefas pendentes, e eu certamente não me esqueceria.

É por isso que, na minha organização, tarefas vão para o Todoist e compromissos ficam no calendário. As duas ferramentas se complementam, e garantem que nada caia no esquecimento.

Um lembrete importante: não importa qual ferramenta você usar, seja calendário, Todoist ou uma outra qualquer de organização de dados, nenhuma delas vai fazer o trabalho todo por você. Uma ferramenta de organização só é eficiente se você a consulta constantemente e faz da revisão uma rotina.

Só assim, todos os seus dados estarão sempre atualizados e os sistemas de lembretes e organização das informações trabalhando a seu favor.

É a organização gerando produtividade <3

No próximo post, vou falar sobre o Pinterest. É rede social, é ferramenta de curadoria, é fonte de inspiração, e pode ser uma grande ajuda na organização das suas referências.

Abraços, e até lá.

Sarah.


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