FERRAMENTAS QUE AMO – PARTE 5

 

Pessoal, tudo bom?

 

Demorei um tempão para finalizar esse post! Não imaginava que seria tão difícil resumir num único post o tanto que o Evernote é fundamental para a minha produtividade e organização. A verdade é que, por mais que eu use outras ferramentas e controles para minhas rotinas e projetos, todos eles, em algum momento, se integram ao Evernote, pois é onde está a base da minha organização.

imagem gentilmente surrupiada do Lifehacker, de um texto muito legal, que recomendo a leitura

 

A ferramenta foi lançada em 2008, e tenho a minha conta ativa desde 2011. De lá para cá, o Evernote evoluiu bastante, sempre mantendo as quatro características que fazem dele a ferramenta de organização ideal:

  • é multiplataforma (acesso do smartphone, do tablet, do computador)
  • permite compartilhamento
  • posso trabalhar offline
  • tem uma versão gratuita com excelentes recursos (eu uso a premium, e acho que vale muito o investimento mas, para quem está começando, a gratuita resolve lindamente)

 

No Evernote, eu consigo criar notas e salvar arquivos em diferentes formatos:

  • texto
  • áudio
  • imagens
  • pdfs
  • planilhas, docs e apresentações (somente nas versões pagas)

 

fonte: site do Evernote

 

Essas notas são organizadas em cadernos, que funcionam como “pastas” onde é possível armazenar a informação. Os cadernos podem ser nomeados e agrupados em pilhas, numa organização que faça sentido para você.

 

exemplo de organização dos cadernos no meu Evernote.

 

Além da arrumação em cadernos, cada nota pode receber uma ou mais etiquetas (as famosas “tags”), que ajudam a deixar tudo mais organizado. Você pode marcar uma nota com quantas etiquetas quiser, facilitando o agrupamento do conteúdo do Evernote.   

exemplos de etiquetas no meu Evernote. Por segurança, ocultei algumas informações, mas dá para ter uma ideia do tipo de etiqueta que eu uso.

 

O que torna o Evernote mais sensacional, no entanto, é a sua excelente ferramenta de busca, que permite encontrar palavras até dentro de arquivos em pdf ou imagens. Isso permite que você possa, por exemplo, salvar vários cartões de visita, e encontrar contatos com facilidade. Ou tirar uma foto de uma página de revista com uma receita, e encontrá-la facilmente, digitando na busca o nome de um ingrediente. Quer dizer, mesmo que você não seja a pessoa mais organizada do mundo, você pode salvar dados no Evernote, e vai encontrá-los, mesmo sem ter colocado etiquetas em todos ou agrupados em cadernos por tema. Vai por mim, a ferramenta de busca encontra qualquer coisa no Evernote.

dei uma busca por risotto e o Evernote encontrou a palavra dentro da imagem de uma receita, salva em jpg de um site,

 

E para que eu posso usar o Evernote?

O que não faltam são sugestões de uso, individuais ou em equipe. Sim, porque é possível compartilhar notas e cadernos com outras pessoas. Mesmo que elas não tenham uma conta no Evernote, com um link externo, é possível visualizar o conteúdo de uma nota. E, se você estiver trabalhando em equipe, com outras pessoas que tenham contas no Evernote, é possível compartilhar cadernos inteiros, inclusive com uma ferramenta de chat que funciona muito bem. Aqui em casa, meu marido e eu compartilhamos notas e cadernos para vários assuntos que os dois estão envolvidos.

 

A lista de usos para o Evernote é interminável. Mas, aqui vão algumas sugestões:

 

planejamento de viagens: quando vou viajar, salvo vários arquivos que poderei precisar durante a viagem em um caderno compartilhado com as outras pessoas que viajarão comigo:

  • passagens aéreas
  • reservas de hotel, Airbnb
  • aluguel de carro
  • cópias dos passaportes
  • seguro-viagem
  • itinerário da viagem
  • contatos importantes
  • artigos de revistas e blogs sobre o lugar para onde estou indo
  • lista de compras
  • checklist para arrumação da mala

exemplos de notas com informações para uma viagem.

 

estudo: se estou estudando algum tema – de um novo idioma a um instrumento musical – posso salvar todos os artigos relacionados em um caderno:

  • pdfs de exercícios
  • anotações das aulas (tanto escritas direto no Evernote quanto páginas escaneadas do meu caderno)
  • listas de livros para ler sobre o tema
  • áudios de gravações das aulas

quando eu resolvi aprender a tocar violão, salvei aulas e músicas no Evernote.

 

documentos: tenho uma nota para cada membro da minha família, com digitalizações dos principais documentos e seus dados pessoais. Em situações de emergência, em que precisei acessar rapidamente as informações de um parente, ter tudo armazenado no Evernote me salvou:

  • digitalização de identidade, CPF, CNH, passaporte, etc
  • diplomas e históricos escolares
  • carteirinha do plano de saúde
  • certidão de casamento
  • contratos e procurações
  • contracheques

você pode armazenar diplomas, históricos escolares e outros documentos.

 

dados médicos: ter o histórico e contatos médicos à mão pode ser muito útil em uma emergência:

  • últimos exames
  • contatos dos médicos em cada especialidade
  • tipo sanguíneo, alergias
  • medicamentos que está tomando
  • receitas médicas
  • carteira de vacinação

 

organização das rotinas: ter seus checklists armazenados no Evernote pode ajudar no planejamento de uma atividade. Você pode listar as tarefas recorrentes e manter controle da sua execução:

  • limpeza da casa
  • ítens numa mala e/ou nécessaire
  • lista de mercado e/ou feira
  • fechamento da casa, antes de uma viagem (esse, em especial, eu amo! ajuda a nunca ir viajar esquecendo de fechar toda a casa ou desligar o aquecedor =)  

meu checklist de nécessaire de viagem não me deixa esquecer nada!

 

listas, listas e mais listas: do que você imaginar! para manter no radar e fazer quando quiser ou puder:

  • livros para ler
  • filmes para ver
  • lugares a conhecer
  • passeios que você quer fazer
  • coisas que você quer comprar
  • projetos de vida

 

Muita gente usa o método GTD como base para a organização dos cadernos e etiquetas no Evernote. O meu Evernote mesmo está, em parte, organizado com esse sistema. Se você quiser saber mais sobre ele, além de ler o livro do David Allen, você pode adquirir um tutorial, vendido no seu site, que ajuda nessa configuração. Ou dar um google rápido, que vai encontrar uma penca de artigos com dicas e orientações.

 

O Evernote é super útil, especialmente, para livrar a casa, o escritório, a vida, daquela papelada eterna que se acumula sem a gente perceber. Notas fiscais, manuais, páginas de revista que você arrancou para ler depois, desenhos dos filhos que você quer guardar, cartões de visitas (com uma feliz integração com o LinkedIn), e mais uma porção de outras coisas que você pode salvar, porque o limite de armazenamento, mesmo na versão gratuita, é bem generoso. O céu é o limite.

 

Sério, eu poderia escrever um post gigante sobre o Evernote, e ainda teria assunto… É uma ferramenta tão versátil, útil e fácil de usar, que realmente pode ser a melhor aliada na busca por uma vida mais produtiva e organizada. Se quiser conhecer mais, recomendo navegar no canal do Evernote no Youtube, e na página brasileira do Evernote no Facebook. Em ambos, você vai encontrar tutoriais, entrevistas, dicas de uso, e uma porção de conteúdos interessantes sobre produtividade. Se eu, com esse post, não tiver convencido você a usar o Evernote na sua vida, eles, com certeza, irão. E não se preocupe em tornar-se um mestre Evernote logo de início. Apenas dê as boas-vindas ao Evernote na sua vida, e comece, devagar, a incluí-lo nas suas rotinas e processos de organização. Vai chegar o momento em que você, como eu, vai pensar: como eu vivi sem esse elefante verde antes??

 

Grande abraço,

 

Sarah.


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