Muita coisa pra fazer no trabalho?! Organize seus processos

Se você tem uma pequena empresa ou um negócio de uma pessoa só, (eu!!) você tem um zilhão de coisas que precisam ser feitas e mais um zilhão de outras que você gostaria de fazer… mas que, (ai que agonia!) não dá tempo!!

Você tem que trabalhar na produção, marketing, atendimento ao cliente, entregas, financeiro, administrativo, desenvolvimento de produto, eventos…

Como é possível ter tanta coisa pra fazer e dar conta de tudo?!

Eu vou te dar algumas respostas que vão te ajudar muito a organizar o seu trabalho.

Antes de atuar como Organizadora residencial eu trabalhei, por quase 10 anos, com gestão da qualidade, fui coordenadora de controle da Qualidade e sou especialista em Gestão pela Qualidade Total.

Eu sei bem do que eu to falando e você pode confiar em mim. 🙂

Respira!

Primeiro de tudo.

Respira fundo e fala junto comigo: EU não preciso dar conta de tudo. 

De novo. Respira e fala: EU não preciso dar conta de tudo. <3

Receitas são processos

Agora eu quero que você pense em uma receita de bolo.

O que é uma receita?

Qualquer receita é uma sequência de passos, com tempos, materiais, ingredientes e tudo mais que precisa ser feito para que a preparação tenha um sabor e aspecto específicos.

É simples. Quem nunca seguiu uma receita? 

Uma receita é uma descrição de um processo.

Você pode descrever qualquer sequência de tarefas nesse formato. Qualquer uma. Inclusive as mais complexas.

Seguindo o exemplo do bolo, pense em uma receita de bolo que tenha cobertura e recheio.

->->-> Leia também – Porque você acha que tem pouco tempo para suas atividades 

Ela tem 4 processos descritos: 

  1. Como fazer o bolo. 
  2. Como fazer a cobertura.
  3. Como fazer o recheio.
  4. Como montar o bolo.

Nesse caso, são 4 subprocessos que sendo executados nos momentos ideais geram como resultado final o bolo lindo, recheado e decorado.

Para facilitar o entendimento dela, talvez seja importante adicionar algumas fotos de referência? Ótimo, recursos e ferramentas adicionais que ajudem a descrever e documentar o processo são muito bem vindos.

São infinitas as possibilidades de sabores e formatos de bolos que podem ser feitos. 

Mas cada receita tem seus segredos, tem um jeito especial de fazer.

Com a receita em mãos, qualquer pessoa sabe tudo que precisa ser feito (não que consiga fazer tão maravilhoso), em que ordem precisa ser feito, o material e ingredientes que precisam estar disponíveis, os detalhes de tudo que precisa acontecer para que o bolo fique perfeito.

Certo?

Como são descritos os processos

Você já pensou como alguém chegou àquela receita de bolo que a gente reproduz?!

Pra alguém criar uma receita, foi preciso registrá-la.

Ou seja, escrevê-la, definir alguns parâmetros iniciais, testar, experimentar, fazer exatamente daquele jeito, avaliar os resultados, mudar um ingrediente aqui, outro ali, uma temperatura, um tempo de cozimento, etc.

Para isso, é preciso conhecer o processo, executá-lo com consistência, observar o resultado, testar mudanças controladas, e ao encontrar o melhor formato, registrar, formalizar e divulgar.

Receitas são conteúdos conhecidos de todo mundo… por mais que você não seja muito fã de cozinhar, alguma vez na vida, você já viu uma receita e já deve ter tentado seguir alguma.

Por isso, receitas são  ótimos exemplos ilustrativos para entender que:

  • Em todas as nossas tarefas há um processo.
  • Alguns processos são simples e precisam de poucos passos e outros são mais complexos e precisam ser registrados com subprocessos complementares.
  • Qualquer sequência de tarefas pode ser mapeada, ou seja, descrita.
  • Processos bem entendidos são fundamentais para alcançar com sucesso um objetivo final específico.
  • Processos mapeados facilitam muito organizar o seu trabalho.

Se os processos estiverem bem descritos e controlados as possibilidades de alcançar um resultado com sucesso, aumenta enormemente.

Por que você deveria mapear os seus processos de trabalho

Conhecer os seus processos, facilita muito o seu trabalho porque você sempre sabe o que fazer, qual será a próxima tarefa a realizar.

Além disso você:

  • Consegue identificar falhas, trabalhos desnecessários ou repetitivos.
  • Tem maior controle do que precisa ser feito e fatores críticos do seu processo como custos, materiais, tempo e recursos em geral.
  • Padroniza o trabalho e a forma como a sua empresa se comunica e se posiciona no mercado.
  • Formaliza e registra o processo, inclusive para delegar o que for preciso.
  • Facilita a otimização e o aumento a produção.
  • Favorece a qualidade.

Organize o seu trabalho

Há muitas formas de fazer o mapeamento dos seus processos, muitas técnicas e metodologias.

Eu sempre indico começar por uma metodologia bem simples e eficaz, conhecida como 5W2H (do inglês: O que, Por que, Quando, Onde, Quem, Como, Quanto custa).

Eu fiz um guia de como colocar ela em prática.

Você pode baixar ele grátis aqui e começar a formalizar o seu processo para ter seu negócio mais organizado, prático e produtivo.

E…

Como você não precisa dar conta de tudo, você vai conseguir visualizar com mais clareza o que precisa e o que não precisa ser feito. Quando, como e quem pode fazer…

Bora?!

Pode parecer um pouco denso no início, mas segue com calma e persista que vai valer muito a pena.        

Se você quiser alguma ajuda, deixa uma mensagem aqui que eu vou ficar feliz em te responder.

bjs 

Oi!
Eu sou a Maíra!
Mostro o caminho rumo ao tal equilíbrio entre nossos papéis na vida…
Como?! Organizo e ensino a organizar o uso de (quase) tudo que mais importa: seu tempo, sua atenção e o seu espaço.

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