Organize qualquer coisa em quatro passos – Parte 2

organize qualquer coisa em quatro passos

 

Oi, pessoal, tudo bom?

Na semana passada iniciei uma série de matérias aqui no blog da ¿O que fica! falando sobre mapeamento, o primeiro de quatro passos para você organizar qualquer coisa em sua vida de forma simples e eficaz. Se você perdeu, recomendo que leia o post da semana passada, para entender como chegamos nessa segunda etapa.

cal1Hoje eu vou falar sobre cronograma, essa coisa linda da vida, que ajuda a colocar tudo em ordem.

Quando expliquei o mapeamento, reforcei que nenhum projeto acontece simplesmente ao fazer uma lista de etapas a serem cumpridas. Para que as tarefas se cumpram, de fato, é preciso estabelecer prioridades e acompanhar a ordem em que as coisas devem ser feitas. E é aí que entra o cronograma.

Montar um cronograma consiste em:

  1. estabelecer prazos para as tarefas do seu projeto
  2. acompanhar esses prazos de forma regular

Simples assim.

Não precisa complicar. Até porque, se o processo for muito enrolado, as chances de largar pra lá são enormes. (Netflix anda cheio de novidades, já viu, né…)

Lembra que, na etapa de mapeamento, você listou tudo aquilo que precisa ser feito para o seu projeto se concretizar? Agora você vai:

  1. analisar cada item da lista
  2. colocá-los em ordem de prioridade
  3. definir os prazos para que aconteçam

E, muito importante, você vai precisar que isso funcione em um sistema simples, confiável e acessível, para armazenar todas essas tarefas em ordem. E é aí que ele entra em cena. Senhoras e senhores, com vocês o meu amigão, o calendário!!

calfonte: freepik

Repitam comigo:

  • o calendário é meu amigão
  • o calendário é meu amigão
  • o calendário é meu amigão

e continuem repetindo o quanto for necessário, até acreditar nisso, de verdade. Porque o calendário é o seu amigão. É nele que você vai anotar cada tarefa do seu projeto, e vai consultá-lo todos os dias, se necessário, para garantir que não está esquecendo de nada.

– um simples calendário??

– é. Um simples calendário.

Não estou entrando aqui no mérito do tipo de calendário, se online ou de papel, se num aplicativo ou na sua agenda. Na real, não importa muito, contanto que seja simples, confiável, acessível. Eu uso a o calendário do Google sincronizado com o Todoist. Funciona muito bem para mim, mas te juro que daria no mesmo se eu acompanhasse tudo em uma agenda de papel, como fazia nos anos 90 (pausa para a lágrima de saudade da agenda da Company).

Se o seu projeto tem um prazo para acontecer, como uma viagem, por exemplo, você tem datas-limite para realizar uma série de tarefas. Anote todas essas tarefas nos dias respectivos no seu calendário para ir acompanhando sua evolução. Para outras coisas, você pode não ter uma data-limite, mas precisam ser concluídas antes de você iniciar outras tarefas. Então priorize, e organize essas tarefas no tempo, para não acumular muita coisa numa determinada semana.

“Mas Sarah, e se eu não conseguir cumprir os prazos? E se atrasar tudo? Meu calendário vai ficar todo errado!!”

Furar prazos acontece com todo mundo. Acontece comigo, o tempo todo. Juro. Mas, porque eu confio no meu sistema, e tenho controle do status de todos os meus projetos, fico tranquila em deixar uns pratinhos caírem de vez em quando, porque sei que vou recuperar mais adiante. O segredo é revisar o seu calendário constantemente. Crie um momento na sua semana para fazer a revisão dos seus projetos, e planejar a semana seguinte. Eu faço isso sempre no domingo à noite. Assim, já começo a semana seguinte sabendo para onde direcionar o meu foco.

Projetos compartilhados

Em família ou no trabalho, a maioria dos nossos projetos são compartilhados com alguém, que precisa ter acesso ao cronograma da mesma forma que você. Nesse ponto, as ferramentas online são realmente bem mais práticas, pois permitem esse compartilhamento de maneira simples. Meu marido e eu temos um calendário compartilhado no Google. E projetos compartilhados no Todoist. Existem várias ferramentas para gestão de projetos super completas e profissionais, mas nosso foco aqui é no “simples que dá certo”, e isso vocês conseguirão, se jurarem lealdade eterna ao calendário, e a vocês mesmos e seus projetos. Uma boa alternativa offline para projetos compartilhados é o bom e velho calendário de parede. Escrito à mão, pendurado à vista de todo mundo que precisa acompanhar. Eu tenho um na minha cozinha, para as tarefas da casa.

Presentinhos…

Pra terminar esse segundo passo, queria deixar alguns presentes, um empurrãozinho pra vocês organizarem seus projetos:

  • nesse link, vocês encontrarão duas planilhas: uma em formato calendário – de junho até o fim do ano – e outra em formato cronograma, com lista de tarefas e colunas com prazo e status. Usem as duas como base para o controle dos seus projetos.
  • para a turma do offline, uma seleção de calendários 2017 fofos, para imprimir, direto do Pinterest. Imprima, pendure na sua parede ou dobre e leve na bolsa, e seja feliz.

É isso, turma. Espero que as explicações sejam úteis e contribuam para vocês alcançarem seus objetivos de forma simples e leve. Eu volto na semana que vem, para falar sobre o terceiro passo: recursos.

Grande abraço, Sarah.

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