ORGANIZE QUALQUER COISA EM QUATRO PASSOS – parte 3

organize qualquer coisa em quatro passos

 

Olá, pessoal, tudo bom?

Nas semanas que se passaram eu compartilhei com vocês as duas primeiras etapas do meu processo de organização básico para tudo na vida. Se você ainda não leu, te convido a conhecer minhas explicações sobre mapeamento e cronograma, no blog da ¿O que fica!

Hoje vamos falar sobre a terceira etapa do processo de organização, que são os recursos.

Se você já fez um mapeamento inicial das tarefas a serem cumpridas para realização do seu projeto, e já organizou isso num cronograma, você está no caminho certo para que o seu objetivo se concretize dentro do prazo esperado. O próximo passo é preparar todas as ferramentas necessárias para iniciar o trabalho.

Por recursos eu chamo tudo aquilo que será necessário para pôr mãos à obra no seu projeto. Podem ser recursos físicos – ferramentas mesmo – ou dados iniciais que você precise reunir para desenvolver um trabalho. Em ambos os casos, a ideia é coletar esses recursos antes de começar a trabalhar, para garantir que você não tenha que interromper o trabalho mais adiante, por falta de alguma coisa importante.

Pense no que acontece quando você começa a preparar um bolo, e lá pelo meio do caminho descobre que está sem fermento. A não ser que você more em cima de um mercadinho, ou que o vizinho de porta tenha uma despensa bem variada – e esteja em casa no momento – você vai ter que interromper a receita no meio, provavelmente perderá a massa que estava preparando, e não vai cumprir o prazo que tinha para finalizar o bolo. É isso que acontece quando você inicia um projeto sem os recursos necessários para sua execução.

“Mas, Sarah, nem sempre eu sei tudo o que vou precisar pro meu projeto, antes de começar…”

Tranquilo, isso faz parte de qualquer projeto. A gente nunca começa sabendo tudo que vai precisar. Mas pode mapear o que é necessário para começar. Alguns exemplos de recursos que podem ser coletados antes do início da execução do projeto:

Planejamento de uma viagem

Dados

  • documentos necessários para reserva de passagens, como passaporte ou RG
  • guia de viagens (ou links para blogs de viagens) para montagem do roteiro
  • lista de contatos dos hotéis onde você ficará hospedado
  • telefones úteis em caso de emergência (seguro-viagem, cartão de crédito, etc)

Recursos Físicos

  • pasta para organização dos documentos que você levará na viagem
  • tomada universal
  • balança de mala
  • carregadores para celular, tablet, câmera, etc

Imposto de renda

Dados

  • informes de rendimentos do seu banco, salário, outros
  • recibos de médicos, dentistas, escola, etc
  • número da conta, se o Leão for te devolver um dinheirinho (oba!)

Recursos físicos

  • pasta para guardar os recibos ao longo do ano
  • computador onde será feita a declaração
  • acesso à internet, para transmissão da declaração

Organização de uma festinha em casa

Dados

  • lista de convidados c/ telefones (ou evento via Facebook)
  • cardápio (comidas e bebidas) e lista de ingredientes
  • playlist no Spotify
  • contatos dos fornecedores (gelo, bebidas, delicatessen, etc)

Recursos físicos

  • copos, louças e talheres
  • flores, velas, incenso ou outras decorações
  • vela de aniversário (se for o caso)
  • comprimidos úteis no banheiro, para os convidados
  • marmitinhas, para os convidados levarem docinhos ou outras sobras
  • produtos de limpeza, para cuidar da bagunça no dia seguinte

Esses são apenas alguns exemplos, mas pense nos projetos que você está tocando atualmente, em sua vida pessoal ou profissional, e me diga se cada um deles não necessita de uma série de recursos para se concretizar? E não é muito melhor se já temos esses recursos mapeados e organizados desde o início? Às vezes, você nem precisa ter todos os recursos à mão desde o início mas, só saber o que irá precisar – e quando – já é um belo adianto.

 

Organizando nossas caixas de ferramentas

Quer coisa mais irritante que precisar de uma coisa e não saber onde colocou?

Quem nunca passou por isso?

Aí o trabalho pára, porque depende daquele arquivo que você não sabe onde salvou, ou porque esqueceu no trabalho um papel com informações que teria que ver em casa (ou vice-versa).

A bagunça nos nossos arquivos (físicos ou virtuais) pode arruinar um projeto. Para evitar isso, escolha sempre um único local para armazenar os arquivos de referência de um projeto – a sua “caixa de ferramentas”. O formato desse armazenamento pode variar enormemente, dependendo do tipo de recurso, mas algumas premissas são comum para todos:

  1. escolha um lugar único para armazenamento dos recursos – pastas suspensas num arquivo, caixa de ferramentas, pasta no Google Drive ou Dropbox, caderno no Evernote (vai ter post só sobre o nosso amado elefante, em breve!).
  2. identifique-o com clareza – escolha um padrão para nomear pastas no seu computador, ou coloque etiquetas nas pastas físicas (amor eterno à minha rotuladora <3).
  3. revise seu conteúdo, de tempos em tempos – Às vezes a gente acumula papéis que acha que vai precisar durante um projeto, mas não chega a usá-los. Dar uma limpa na caixa de ferramentas, de tempos em tempos, garante que você vai encontrar, com facilidade, aquilo que precisa. Quando estou planejando uma viagem, salvo vários links de blogs ou revistas de viagens (dados) no meu Todoist (caixa de ferramentas). À medida que a viagem vai tomando forma, alguns desses links podem se tornar desnecessários, então eu jogo fora, ou salvo numa pasta de “algum dia/talvez” para olhar futuramente.

 

Pronto!

Agora, que aprendeu como mapear suas ações, colocá-las em ordem de prioridade e organizar sua caixa de ferramentas, você tem tudo que precisa para botar seus projetos para rodar. Bora começar?

 

Eu volto na semana que vem, para falarmos de checkpoints, e como acompanhar a evolução dos seus projetos.

Grande abraço, Sarah.

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