Hoje eu quero falar da Sarah.

Não é incrível quando a gente conhece alguém com algum interesse em comum? Se for alguma coisa da qual a gente gosta muito é ainda mais legal… e quando você compartilha vários interesses? eu acho que nunca tinha vivido isso com alguém, como foi com a Sarah. A cada papo eu descobria mais alguma coisa em comum entre nós… (de café a organização, passando por roupa igual e lojas preferidas) e como ela normalmente está alguns (ou muitos) passos na minha frente e é uma pessoa sempre disposta a ajudar, além de tudo, eu aprendo muito.

Daí veio um convite que eu fiz para ela, escrever para o Blog da O que Fica sobre Produtividade, campo da Organização que ela mais gosta e sabe muito. Eu diria que temos pela frente um inesgotável conteúdo de qualidade… 🙂 Digo inesgotável, porque ela está sempre estudando ou pesquisando alguma coisa nova e interessante.

Ela aceitou e eu estou super feliz e grata! Muito obrigada, Sarah! É um privilégio ter você por perto, nessa minha caminhada empreendedora na área da Organização.

Para marcar o início dessa nossa parceria <3, eu trouxe uma entrevista para vocês saberem: Quem é Sarah Argollo Santos?!

Essa é a bela Sarah:

 

1 – Quais são os seus métodos de organização pessoal e profissional? A partir de que período da sua vida, você adotou esses métodos?

Desde pequena as minhas brincadeiras eram um pouco “diferentes”. Adorava ir pra casa das minhas avós, que me ensinavam a arrumar as roupas gavetas, ordenar os livros na biblioteca, organizar jantares e eventos da família. Minhas avós eram excelentes donas de casa, mas também tiveram seus empregos, e sempre foram cheias de atividades. E davam conta de tudo!

De certa forma isso influenciou o meu interesse por organização e produtividade.

Tanto em casa quanto no trabalho eu uso métodos simples para me organizar, e algumas ferramentas e aplicativos no celular e no computador, além do bom e velho caderninho, para dar suporte às minhas atividades. Resumidamente, tento processar as minhas caixas de entrada, que é por onde vem as demandas (a de e-mails e a física, de papéis, documentos) e direcionar os próximos passos para cada uma das demandas. O importante é não deixar nada acumular na caixa de entrada! O que tem prazo ou data marcada para acontecer, eu salvo no meu calendário e já tiro da cabeça. Se é uma tarefa rápida, que demore menos que 2 minutos, eu tento fazer imediatamente. Se for uma tarefa mais demorada, ou um projeto com várias etapas, eu anoto em um caderno, e me planejo para executar.

2 – Esses métodos te ajudam a definir prioridades?

Com certeza. Especialmente a marcação das atividades no calendário, que me dá uma visão do tempo que eu já tenho comprometido com tarefas e projetos.

O que é tarefa eu divido em duas listas: leva até 30 minutos ou leva entre 30 e 60 minutos. Essa divisão me ajuda a  otimizar o tempo disponível entre uma reunião e outra.  

Já os projetos, que tem várias etapas de execução, eu “quebro” em pequenas tarefas, e monto um checklist, para não perder o controle do que já foi feito, e do que ainda falta fazer.

3 – Como esses métodos influenciam a sua rotina de trabalho?

Eu sempre começo o expediente limpando a minha caixa de entrada e atualizando a lista de tarefas prioritárias do dia. Só começo a trabalhar, de fato, quando a minha caixa de entrada está limpa e as tarefas e projetos estão direcionados. Aí eu trabalho nos projetos em andamento, ou vou para reuniões programadas, e evito ler e-mails durante esse período, para focar nas atividades.

As novas tarefas que surgem das reuniões, ou do desenvolvimento dos projetos, eu anoto seguindo a mesma lógica da caixa de entrada – o que tem prazo ou data para acontecer vai pro calendário, e o que é tarefa vai pras listas de “até 30 minutos” ou “mais de 30 minutos”.

Antes do almoço eu leio novamente os e-mails e limpo a caixa de entrada, e repito o procedimento ao final do dia. É claro que eu leio e respondo e-mails nesse meio tempo, mas só quando não estou envolvida em outra atividade. E, como eu faço essa limpeza regular da caixa de entrada, nunca fico com o sentimento de estar deixando as demandas acumularem.

4 – De que maneira esses métodos podem contribuir para a melhoria da qualidade de vida pessoal e profissional?

Esses métodos me tornam uma pessoa mais produtiva. Eu sinto claramente que estou utilizando melhor o meu tempo, sem deixar as demandas acumularem, e regulando melhor o meu horário de trabalho.

Além disso, quando eu coloco as minhas tarefas em um sistema em que eu confio, e tiro da cabeça a responsabilidade de ter que me lembrar de fazer isso ou aquilo, sobra mais espaço na mente para a ser criativa.

Em minha vida pessoal, depois que adotei esse método, tenho conseguido planejar com muito mais facilidade a rotina da casa, programar viagens e outras atividades mais complexas. Arrumar gaveta e fazer lista de mercado nem sempre são tarefas divertidas mas, quando foco na organização e no planejamento, sobra mais tempo para o lazer com os amigos e a família e, principalmente, sobra mais tempo para mim.

5 – Qual sua palavra favorita e por quê?

Podem seis? SONHO – CLAREZA – DISCIPLINA – CALMA – GRATIDÃO – SORRISO

esse é o meu mantra, me apoio nessas seis palavras para guiar minha vida, minhas metas e objetivos.

Tem dado certo até agora =)