Hoje quero falar sobre um assunto que, muito provavelmente, você já ouviu falar: o tão famoso cronograma de tarefas. Mas, quero dividir questões bem práticas sobre isso e que realmente sejam eficazes para a organização pessoal do seu dia a dia.
Ele é um facilitador, porque te dá um caminho seguro para seguir no meio da correria…
Eu mesma demorei um certo tempo para chegar à forma ideal de tornar este processo parte da minha rotina. Fui testando várias estratégias e agora estou aqui super satisfeita com a evolução e bem segura para te ajudar. Assim você não precisa passar pelo mesmo “caminho das pedras” que eu passei até aprender.
Leia também: Como criar (e seguir!) um cronograma de rotina simples e prático
Bom, para começar, uma coisa é certa: não há como falar de organização pessoal sem citar a necessidade de estabelecer um cronograma, especialmente semanal. Ele é peça-chave para ter controle sobre o que já foi feito, quais tarefas ficaram pendentes e o que vem sendo adiado há tempo. Inclusive, é também um balizador para avaliar o quão produtivas estão as suas semanas.
E porque semanas?
Eu costumo falar em semanas porque fica mais fácil visualizar as tarefas a médio prazo. É um período em que não costuma ocorrer tanta oscilações em relação às tarefas. Uma situação bem diferente de um cronograma mensal, o qual fica mais suscetível a imprevistos.
É claro que cronogramas diários são bem importantes e devem ser um desmembramento das tarefas que foram estabelecidas para a semana.
Vamos à prática? Separei uma série de dicas que vão te ajudar a montar um cronograma eficiente. Assim fiará bem mais fácil montar a sua organização pessoal e gestão das suas tarefas, equilibrando o tempo entre trabalho, casa e família.
Planeje e organize a rotina previamente
Como já citei em outros posts, eu trabalho muito em home office e tenho uma filha de 4 anos. Sem essa organização pessoal seria impossível fazer com que meus dias sejam produtivos. Afinal, em casa, há uma série de distrações e responsabilidades.
Meu cronograma é meu guia e eu costumo ser bem cuidadosa a respeito disso. Se não for assim, as coisas não fluem em relação à organização pessoal.
Para mim, toda sexta-feira antes do fim do “expediente” é um bom momento para programar quais serão as tarefas da próxima semana. E não falo somente dos afazeres profissionais, mas também das demais áreas da vida – organização da casa, médico, atividade física, compras no supermercado, cinema etc.
É ideal que você faça uma lista de todos estes itens e, além disso, inclua o que ficou pendente da semana que passou (o objetivo é que não fiquem pendências, mas a gente sabe que sempre pode acontecer).
Lembre-se de priorizar tarefas
No início, tudo pode parecer prioridade. É normal ficar sem saber por onde começar. Mas, a boa notícia é que este exercício de fazer um cronograma impacta positivamente nessa questão. Com o tempo você vai naturalmente identificar prioridades.
Inclusive, no post “Por que você acha que têm pouco tempo para as suas atividades?” eu compartilho alguns insights sobre prioridades. Um deles, por exemplo, é que se a sua saúde é prioridade, então praticar exercícios físicos na primeira hora da manhã pode ser a solução, pois isso vai evitar que outras tarefas ocupem o tempo que seria dedicado ao seu bem-estar.
Essa mesma premissa dos exercícios físicos vale para os demais afazeres. Faça esta pergunta enquanto monta sua lista: o que é realmente prioridade?
Existem ferramentas bem úteis para montar cronogramas de organização pessoal
Agora que você já tem uma lista do que precisa ser feito e sabe desta lógica sobre prioridades, é hora de usar algumas ferramentas a seu favor para deixar tudo bem organizadinho.
Felizmente, hoje em dia a tecnologia tem muito a ajudar nisso tudo. Existe uma série de aplicativos voltados à organização da rotina.
Os meus preferidos e que eu uso o tempo todo, são:
- Todoist
- Evernote
- Google Calendar
Outras alternativas são as planilhas em computador, a clássica agenda ou mesmo um caderno. É importante que você avalie qual destes locais é mais prático para você.
Meu único conselho é não espalhar diversos post-its e papéis no trabalho ou em casa, pois as informações deixam de estar concentradas em um só local e fica mais fácil se perder em meio aos afazeres.
Hora de distribuir as tarefas
Depois de escolhida a ferramenta que concentrará seu cronograma semanal e lhe ajudará na organização pessoal, é hora de fazer a distribuição de tarefas. Para isso, leve em consideração algumas questões:
- identifique seus períodos de maior produtividade e, então, coloque as tarefas mais complicadas nestes horários;
- nos horários em que você costuma render menos, destine os afazeres que costumam ser feitos no “piloto automático”.
- reserve um tempo para o inesperado, pois demandas extras podem surgir.
Autoanalisar o andamento de tudo é essencial
Programe um momento da semana para esta autoanálise. Nas sextas-feiras, durante a listagem de tarefas, pode ser uma ótima oportunidade.
Se você perceber, por exemplo, que uma tarefa vem sendo adiada por várias semanas, avalie qual é o motivo. Pode ser que ela precise ser desmembrada em tarefas menores para fluir aos poucos e, então, ser concluída.
Fique de olho no seu limite para manter uma relação saudável com todos os seus projetos, sem deixar as suas prioridades em segundo plano. Se preciso, encontre formas de delegar tarefas.
Aqui em casa contamos com uma diarista de meio período semanalmente, ela é essencial para gente conseguir colocar em prática outras coisas que consideramos prioridades.
Por hoje é isso! Espero que você tenha gostado das dicas e esteja inspirada para colocar em prática esta estratégia de organização pessoal.
Eu fiz um cronograma de rotina pronto para você imprimir e usar na sua casa, sem empregada.
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bjs
Eu sou a Maíra Lewin, sou organizadora profissional e te ensino a usar a organização como ferramenta para encontrar o seu equilíbrio e fazer que você quiser.
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