Olá, pessoal, tudo bom?

Em primeiro lugar, meu agradecimento imenso à Maíra por abrir esse espaço aqui na ¿OQUEFICA! Vai ser muito bom compartilhar um pouco das minhas rotinas de organização e planejamento, trocar experiências e aprender com vocês.

Como eu contei na entrevista da semana passada, ser uma pessoa organizada faz toda a diferença na minha vida, e não porque eu ame arrumar armário ou fazer listas, mas, justamente, por todo o tempo livre e economia que essas atividades me proporcionam. O verdadeiro ganho está aí. E, se eu conseguir tornar o processo divertido, melhor ainda.

Ao longo das próximas semanas eu vou dividir com vocês algumas das minhas técnicas, como eu faço para me planejar em diferentes cenários – em casa, numa viagem, com um projeto específico. Não é nenhuma fórmula mágica milagrosa, mas um passo a passo simples, que qualquer um pode aplicar em sua vida.

Como eu me organizo

Um google rápido pode te mostrar diversos métodos de produtividade e organização que dão super certo, milhares de livros, blogs, aplicativos e tudo que você imaginar sobre esse tema que, aliás, anda bem na moda. Eu, particularmente, sou fã do método GTD – Getting Things Done – desenvolvido pelo David Allen e super bem apresentado no seu livro. Você vai encontrar na internet várias explicações bem detalhadas de como aplicá-lo, por isso eu não pretendo repetir essas explicações aqui. Mas, recomendo muito a quem tiver interesse, que leia o livro do David, ou procure saber mais sobre o método.

O que eu gostaria de dividir com vocês é a forma como eu me organizo para, basicamente, tudo na minha vida. São quatro etapas simples, que funcionam como uma guia mestra para qualquer projeto ou atividade que eu queira botar em prática:

1. mapeamento

2. cronograma

3. recursos

4. checkpoints

Para esse post não ficar quilométrico, vou dividi-lo em quatro partes, e explicar em detalhes cada uma das etapas.

A cada semana iremos explorar uma delas. Hoje, vamos começar com o mapeamento.

Mapeamento

Qualquer projeto, por menor que seja, precisa ser planejado antes de entrar em ação. Mesmo aquelas atividades do dia-a-dia, antes de virarem rotina, passaram por um momento inicial de mapeamento. Por isso, quando pensar em algo que você precisa organizar na sua vida, na sua rotina, na sua casa, ou em um projeto especial, como uma viagem, um mestrado ou uma mudança, use esse tempo inicial para pensar no que precisa ser feito.

Você pode usar um caderno, um aplicativo no seu smartphone, tablet ou computador, tanto faz. O importante é escolher um local para armazenar todas as informações sobre esse projeto, que seja de fácil acesso e atualização. E que você goste de usar. Isso é muito importante. Planejar tem que ser um ato prazeroso, ou você vai deixar pra lá na primeira oportunidade.

Tire da cabeça

O primeiro passo será listar tudo aquilo que você imagina que precisa ser feito, em relação ao seu projeto. Faça uma grande lista mesmo, com tudo que vem à mente, não se preocupe em refinar ou colocar em ordem. O importante é tirar da sua cabeça e colocar no papel (ou na tela do seu aparelho – vamos falar mais sobre aplicativos em posts futuros).

Para facilitar, vamos escolher um exemplo. Vamos imaginar que você esteja pensando em fazer um curso de xxx (pense num curso bacana que você esteja pensando em fazer). Como seria uma lista inicial de tarefas, nesse caso?

• conhecer o conteúdo do curso
• descobrir a duração e frequência do curso
• pegar referências com quem já fez o curso
• pesquisar valor e opções de pagamento
• calcular tempo necessário para estudar
• comparar o calendário de aulas com o calendário de trabalho, férias, e outras atividades
• ver se o local do curso é de fácil acesso, e quanto tempo você demora para chegar lá
• verificar se você vai precisar comprar algum material para acompanhar o curso

Escreveu tudo? Beleza!

Ficou na dúvida se está faltando algo? Não se preocupe, você voltará a essa lista muitas vezes para atualizá-la.

Percebeu que, ao fazer esse levantamento, você terá todas as informações necessárias para tomar a sua decisão, de fazer ou não o curso?

Percebeu, também, que esses passos funcionam tanto se você estiver pensando em fazer um mestrado, quanto se você estiver querendo aprender a cozinhar?

O mais importante é que a lista seja composta por pequenas tarefas que, somadas, levam você ao objetivo final do seu projeto. Uma dica: quando escrever cada tópico da sua lista, use frases curtas e comandos de ação, com verbos. Assim fica bem evidente o que precisa ser feito.

“Mas Sarah, você tá ensinando a gente a fazer listas?! Eu faço listas de tudo, o tempo todo, e mesmo assim não consigo me organizar!”

A questão não é fazer a lista, mas sim, o que você faz com a lista…

Se você escreve sua lista de ações num caderno, e depois não sabe onde o guardou, ou se escreveu num aplicativo de tarefas no seu celular, mas nunca mais abriu o aplicativo, não adiantou de nada… Por isso, aí vão algumas sugestões de como entrar em um relacionamento sério (tipo, comprometido mesmo), com as suas listas:

• Escolha um único lugar para armazenar as suas listas

Pode ser o caderno, uma agenda, um aplicativo, tanto faz, contanto que seja um local sempre à mão, fácil de acessar e de operar. Pensou num projeto, mas não estava com o caderno à mão, e acabou anotando no celular? Transfira para o caderno, na primeira oportunidade.

• Anote imediatamente

Pensou em alguma coisa que precisa muito fazer? Ou que gostaria muito de fazer? Mesmo que não seja algo para agora? Tire da cabeça, e coloque no papel (ou no celular, no computador, etc). Vá criando seu diretório de mapeamento de projetos, mesmo que você não vá trabalhar neles imediatamente. Com isso, você terá sua mente mais livre, para focar no que está trabalhando no momento, e terá essas referências iniciais organizadas, para quando for dar atenção a elas, no futuro. Eu, por exemplo, tenho uma lista de viagens que eu quero fazer na vida. Criei um projeto para cada uma delas e, sempre que vejo algo que possa contribuir para esse planejamento, já guardo no diretório. Quando tiver que organizar uma dessas viagens, já terei uma série de referências organizadas e prontas para a ação.

• São etapas de um processo…

Entenda que o mapeamento (esse momento inicial, cheio de energia e empolgação) é parte de um processo para colocar o seu projeto em ação. Fazer um mapeamento inicial não coloca seu projeto em andamento automaticamente, mas é um primeiro passo fundamental. Nas próximas semanas, vamos trabalhar nos passos seguintes.

Bom, turma, acho que já temos um bom dever de casa =)

Escolham onde irão organizar seus projetos, e mãos à obra! Eu volto na semana que vem, para falarmos sobre cronograma.  

Espero que tenham gostado das dicas!

Um grande abraço,

Sarah.

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